Планирование и организация товародвижения в компании

Одна из основных задач компании – создание эффективной интегрированной системы регулирования и контроля планирования товародвижения. Хорошо поставленная система снабжения позволяет обеспечить доставку нужных товаров в нужные места в нужное время для достижения оптимального уровня клиентского обслуживания, сокращения издержек и повышения прибыльности компании.

Плохо поставленная система снабжения может стать потенциальным источником проблем для всего бизнеса:

• Товара на торговой точке меньше, чем требуется. Вы не смогли обслужить всех клиентов, вы теряете продажи и, возможно, лояльность клиента – будущие продажи.
  
• Товара на торговой точке больше, чем требуется. Это ведет к перерасходу ресурсов компании: похороненные в товаре деньги, потребность в дополнительных оборотных средствах, неэффективное использование складских площадей и трудовых ресурсов.
  

В конечном счете, обе ситуации приводят к финансовым потерям. Для предотвращения таких экстремальных ситуаций необходимо регулярно отслеживать состояние товарных запасов в точках продаж, использовать инструменты прогнозирования спроса, а также учитывать финансовое состояние компании.

Даже если мы понимаем, что «нам нужно заказать товар, иначе мы останемся без продаж», это не означает, что у компании есть деньги на закупку товара в нужном объеме. В этой ситуации компании приходится привлекать дополнительные кредитные средства, что становится дополнительной финансовой нагрузкой для всего бизнеса, увеличивает расходы, конечную стоимость продукции, сокращает прибыль.

Современные инструменты планирования помогают менеджерам по снабжению принимать сбалансированные решения о закупках, пополнении товарных запасов с учетом спроса и финансовых целей компании

Давайте рассмотрим процесс планирования в пошаговой детализации.

Шаг 1. Вы составляете план продаж на каждой из торговых точек

Как правило, годовой план продаж, спускаемый руководством компании, базируется на финансовых целях, экспертных оценках. Ежемесячный план продаж может отличаться от прогноза продаж на месяц, который рассчитывается на основании экспертных оценок или результатах автоматического анализа.

Одним из инструментов для автоматического анализа продаж и прогнозирования спроса является облачный сервис КОРУС | Управление запасами.

Сервис использует продвинутые алгоритмы анализа, учитывает историю продаж, сезонность, тренды продаж и прочие факторы для каждой точки продаж. На основании результата анализа автоматически строится прогноз спроса на товар на будущие периоды.

Для примера рассмотрим компанию, которая занимается продажей бытовой химии, имеет две точки продаж.

На основании опыта, мы составили прогноз продаж для двух точек:

Шаг 2. Согласно ожидаемому потреблению товаров составляете план пополнения запасов каждой из торговых точек

Шампунь мы заказываем во Франции, срок доставки составляет два месяца, закупка возможна не чаще одного раза в полугодии, минимальный объем – контейнер. С точки зрения пополнения запасов, это означает, что мы должны сделать заказ за два месяца до наступления «товарного голодания», на 6 месяцев вперед.

Зубную пасту мы заказываем в Китае, срок доставки составляет три месяца, заказ ­­­­– не одного раза в три месяца. Это означает, что нам нужно сделать заказ за три месяца до наступления «товарного голодания» и на три месяца вперед.

Порошок заказываем в Москве, срок поставк­и составляет один день, без ограничений по количеству заказов. Это означает, что мы можем закупать товар по мере необходимости.

Таким образом, мы можем рассчитать, когда и в каком объеме нам нужно заказывать товар у каждого поставщика для обеспечения продаж.

Для этого достаточно провести моделирование ситуации для каждого учетного периода (для данного примера — это месяц). Моделирование позволит понять, какой товар в каком объеме нужно поставить в точки продаж с учетом заданных ограничений.

Получаем следующую таблицу:

Предположим, что цена каждого товара равна 1 у.е., а остаток считаем в единицах.
Таким образом, имеем следующую картину.

План закупок

На представленном графике мы видим суммарные данные для точки продаж 1, точки продаж 2 и суммарно по компании.

Согласно нашей модели, наибольший объем закупки для каждой точки ожидается в феврале и июле. Располагая данной информацией, мы можем планировать финансы.

Прогноз остатков на складе

Опираясь на данные этого графика, мы можем сделать вывод, что для торговой точки 1 (синий график) будет достаточно склада на 200-1000 единиц; для торговой точки 2 на 400-1700 единиц. А в случае, если мы осуществляем пополнение торговых точек с РЦ, то нам потребуется один склад, вмещающий 500-3000 единиц.

Основная активность товародвижения планируются в марте, апреле, сентябре и октябре – данную информацию важно учесть при планировании отпусков сотрудников, планировании ремонтных работ и т.п.

Шаг 3. В случае изменения характера продаж на торговых точках корректируете план продаж и, соответственно, изменяете план пополнения

Важно не только составить план, но и отслеживать факт его исполнения. А по результату периода – корректировать план. Это необходимое условие для того, чтобы избежать возникновения экстремальных ситуаций из-за несоответствия плана продаж реальному объему продаж как в сторону улучшения, так и в сторону ухудшения. Важно отследить эти моменты и откорректировать работу согласно новым условиям.

Шаг 4. Планомерно исполняете поставленный план пополнения

Необходимо не только составить план, но и четко следовать ему, чтобы получить экономический эффект. Это позволит избежать непредвиденных ситуаций и улучшит управляемость компании в целом.

Таким образом, постановка и исполнение плана пополнения служит следующим целям:

• Оптимизация объема склада. Вы знаете, когда и сколько складских площадей вам потребуется, чтобы обслужить ваш товарный поток. Вы можете получить информацию о том, сколько будет товара на каждой из торговых точек у вас в максимуме, и в среднем по периоду. Это позволит вам сэкономить на неиспользуемых площадях или заранее спланировать расширение склада.

• Оптимизация использования трудовых ресурсов. Вы знаете, когда и какой товарный поток ожидается на каждой из ваших торговых точек. Зная, с каким объемом сейчас справляются ваши работники, вы можете спрогнозировать для каждой из торговых точек отпуска, необходимость сокращения или набора персонала.

• Снижение кредитной нагрузки. Зная, когда и в каком объеме потребуется закупка товара, вы можете спрогнозировать нагрузку на бюджет. Вы заранее приготовитесь к «кассовым разрывам». Заранее созданный финансовый буфер для исполнения плана позволит вам сократить объем заемных средств.

• Повышение уровня клиентского обслуживания. При исполнении поставленного плана и отсутствии форс-мажора вы обеспечите ваших клиентов тем уровнем доступности товара, который вы сами зададите в вашей компании. То есть клиент, придя в ваш магазин, с меньшей долей вероятности услышит, что «еще не привезли товар» или «сейчас нет, но есть на складе, будет через 3 дня». А значит, совершит покупку и уйдет довольный.

• Улучшение управляемости компании. Предупреждение форс-мажорных ситуаций и понимание того, что, где и когда происходит и планируется произойти – это качественный шаг вперед для любой компании. А возможность не только составлять планы, но и оценивать их исполнение – это шаг на пути выявления проблемных мест в управлении компании.
  

Автоматизация планирования поставок

Все вышеперечисленное можно делать в Excel, пример мы показали выше. В случаях стремительно растущего бизнеса с активными товарными движениями, когда у вас несколько торговых точек и сотни товаров, проводить расчет и планирование в Excel невероятно трудоемко.

Это потребует значительных трудовых ресурсов, которые может быть гораздо эффективнее направить на решение других задач. Плюс ко всему, использование одного инструмента в виде Excel зачастую приводит к ошибкам, вызванным влиянием человеческого фактора.

Мы предлагаем автоматизировать рутинные операции и повысить точность прогноза с помощью облачного сервиса КОРУС | Управление запасами. 

В экспертной автоматизированной системе управления запасами мы реализовали модуль планирования таким образом, чтобы с ним смог справиться человек, который никогда не занимался составлением планов даже в Excel.

КОРУС | Управление запасами – облачный сервис для управления запасами, который может помочь малому и среднему бизнесу избежать затоваривания и недостачи товара на складе, сократить издержки и увеличить прибыльность компании.

Анализируя историю продаж и текущие остатки, сервис формирует прогноз и делает рекомендации о том, какие товары необходимо закупать и на какой склад их везти. Также система формирует план продаж и закупок на будущие периоды. Система заменяет «ручную» работу, работу с Excel, позволяет компании развиваться и эффективно работать без привлечения дополнительного персонала.

Система дает готовые рекомендации о том, что вам нужно делать, чтобы избежать избытка или недостачи товаров на каждой из торговых точек: куда и сколько товара нужно везти, чтобы компания была готова предоставить должный уровень сервиса своим клиентам.

Для составления плана продаж и закупки фактически достаточно только нажать кнопку «Рассчитать планы» – система самостоятельно проанализирует историю продаж, текущие остатки, учтет факторы, влияющие на движения товаров. В результате расчета вы получите готовую раскладку по количественным и финансовым показателям.

Помесячный план продаж и закупки в сервисе КОРУС | Управление запасами

Также система ежемесячно анализирует фактическое исполнение плана относительно плана расчетного и показывает объем его выполнения. 

Автоматизация планирования поможет выйти на качественно новый уровень работы компании. 

Реальный опыт использования сервиса показывает эффективность решения. Клиенту 1 удалось добиться снижения «замороженных» на складе денег с 12 до 4,5 миллионов рублей без потери объема сбыта. Клиенту 2 – уменьшить привлечение кредитных средств в обороте на порядок, до 10 миллионов рублей.

Вы можете ознакомиться с функциональностью решения на примере собственных данных.

Запросите бесплатный тестовый доступ к сервису и начните оптимизацию запасов прямо сейчас!

Задайте вопрос эксперту на нашем сайте или по телефону: +7 495 130 01 87.