Процесс работы торговой компании можно представить как конвейер, где на выходе ленты – отгрузка товара клиенту. Чтобы эта отгрузка произошла, товар должен поступить на конвейер. В контексте ритейла – должна произойти закупка.
Вне зависимости от того, насколько хорошо вы отладили процесс продаж, если процесс закупки товара у вас отлажен плохо, ваша компания будет показывать плохие результаты.
Проблема усугубляется тем, что неэффективное управление запасами может происходить как в меньшую, так и в большую сторону.
Формирование запасов в меньшую сторону – когда товара покупается меньше, чем нужно и образуется его недостаток –чревато пропущенными продажами.
Более распространенная ситуация – когда товара приобретается больше, чем нужно – образуется излишек запасов, что приводит к тому, что деньги оседают на товарных остатках, а не помогают работе компании.
Исследования показывают, что каждый рубль, вложенный в эффективное управление запасами, имеет большее положительное влияние на общую эффективность (читаем – прибыльность) работы компании, чем рубль, вложенный в развитие продаж.
Для эффективной организации процесса формирования запасов ответственное лицо использует отчеты, которые позволяют оценить текущее состояние запасов на складе. На основании этих данных принимается решение о необходимости закупать те или иные товары, или нет – в том случае, если остаток товара на складе еще достаточен для текущих темпов работы компании.
Работа с такими отчетами осложняется тем, что зачастую для каждой из групп товаров характерны свои особенности, такие как:
- время доставки товара от поставщика;
- размер необходимого страхового запаса (минимальный остаток – предел запаса, граница, после перехода которой, риск дефицита возрастает многократно);
- минимальный объем закупки (информация о минимальном объеме закупки в отчет выводится для того, чтобы у закупщика была возможность сформировать заказ с учетом возможных скидок.
Снижение закупочной стоимости при приобретении определенного количества товара может «перевесить» затраты на хранение некоторого его излишка.
Что может входить в отчет отдела закупок
Отчет о закупках (запасах) должен содержать срезы информации на текущий момент времени о текущем состоянии каждого из запасов на каждом из отчетных складов:
- текущий остаток;
- количество товаров в резерве;
- количество товаров «в пути» и ожидаемое время их прибытия;
- план продаж позиции.
Такой набор данных, собранный для каждой из позиций, позволяет оценить необходимость формирования заказа поставщику с учетом особенностей товара. И если требуется сделать заказ, то в каком объеме это делать по каждой из позиций. Результатом работы специалиста с использованием этого отчета будут точно сформированные заказы поставщикам с указанием точного количества по каждому товару.
Формирование отчета
Большинство систем учета умеет частично формировать эти данные самостоятельно, но зачастую специалисты по закупкам собирают данные из нескольких источников в одну большую таблицу Excel и производят оценку необходимости на основании этих данных.
Это достаточно распространенная практика, которая оправдывает себя на начальных этапах работы фирмы, когда стоимость ошибки низкая, а ассортимент – небольшой.
Проблемы начинаются, когда:
-
Требуются новые подходы к расчету: возникает необходимость проведения корректировки по сезонности товаров, по тренду и возможность автоматической оценки необходимого страхового запаса.
-
Растет объема расчетов, и менеджер вместо «менеджерской» работы с поставщиком, занимается арифметикой в Excel. Растет ассортиментная матрица: достаточно просто работать в Excel когда у вас до 100 позиций, и практически невозможно. Когда у вас 10 000 SKU, объем работы по формированию данных превышает разумные пределы
- Растет роль ошибки в расчетах: ошибка на 2% при заказе товаров не слишком критичны на обороте в 100 000 рублей, но когда объем оборота растет, то даже минимальные неточности в оценке количества – это либо недостаточно заказанный товар и пропущенные продажи, либо похороненные на складе оборотные средства. Причем стоимость этих ошибок часто несоразмерно больше самой зарплаты специалиста.
Excel со временем перестает удовлетворять требованиям бизнеса и заставляет задуматься об автоматизации процесса, использовании специальных программ и ИТ-решений.
Сервис КОРУС | Управление запасами производит глубокий и точный анализ за несколько минут. Система формирует рекомендации на закупку в разрезе товаров и поставщиков по каждому из анализируемых складов компании.
Закупщик получает более точный, обоснованный заказ без многочасового сбора данных и калькуляций.
КОРУС | Управление запасами позволит вашей компании сократить объем вкладываемых средств, увеличить оборачиваемость товара, и позволит не увеличивать мертвый остаток в будущем, что положительно скажется на эффективности работы и прибыли фирмы.
Задайте вопрос эксперту на нашем сайте или по телефону: +7 495 130 01 87.
