Отчет о закупках

Процесс работы торговой компании можно представить как конвейер, где на выходе ленты – отгрузка товара клиенту. Чтобы эта отгрузка произошла, товар должен поступить на конвейер. В контексте ритейла – должна произойти закупка.

Вне зависимости от того, насколько хорошо вы отладили процесс продаж, если процесс закупки товара у вас отлажен плохо, ваша компания будет показывать плохие результаты.

Проблема усугубляется тем, что неэффективное управление запасами может происходить как в меньшую, так и в большую сторону.

Формирование запасов в меньшую сторону – когда товара покупается меньше, чем нужно и образуется его недостаток –чревато пропущенными продажами.

Более распространенная ситуация – когда товара приобретается больше, чем нужно – образуется излишек запасов, что приводит к тому, что деньги оседают на товарных остатках, а не помогают работе компании.

Исследования показывают, что каждый рубль, вложенный в эффективное управление запасами, имеет большее положительное влияние на общую эффективность (читаем – прибыльность) работы компании, чем рубль, вложенный в развитие продаж.

Для эффективной организации процесса формирования запасов ответственное лицо использует отчеты, которые позволяют оценить текущее состояние запасов на складе. На основании этих данных принимается решение о необходимости закупать те или иные товары, или нет – в том случае, если остаток товара на складе еще достаточен для текущих темпов работы компании.

Работа с такими отчетами осложняется тем, что зачастую для каждой из групп товаров характерны свои особенности, такие как:

  • время доставки товара от поставщика; 
  • размер необходимого страхового запаса (минимальный остаток – предел запаса, граница, после перехода которой, риск дефицита возрастает многократно);
  • минимальный объем закупки (информация о минимальном объеме закупки в отчет выводится для того, чтобы у закупщика была возможность сформировать заказ с учетом возможных скидок. 

Снижение закупочной стоимости при приобретении определенного количества товара может «перевесить» затраты на хранение некоторого его излишка.

Что может входить в отчет отдела закупок

Отчет о закупках (запасах) должен содержать срезы информации на текущий момент времени о текущем состоянии каждого из запасов на каждом из отчетных складов:

  • текущий остаток; 
  • количество товаров в резерве; 
  • количество товаров «в пути» и ожидаемое время их прибытия; 
  • план продаж позиции.

Такой набор данных, собранный для каждой из позиций, позволяет оценить необходимость формирования заказа поставщику с учетом особенностей товара. И если требуется сделать заказ, то в каком объеме это делать по каждой из позиций. Результатом работы специалиста с использованием этого отчета будут точно сформированные заказы поставщикам с указанием точного количества по каждому товару.

Формирование отчета

Большинство систем учета умеет частично формировать эти данные самостоятельно, но зачастую специалисты по закупкам собирают данные из нескольких источников в одну большую таблицу Excel и производят оценку необходимости на основании этих данных.

Это достаточно распространенная практика, которая оправдывает себя на начальных этапах работы фирмы, когда стоимость ошибки низкая, а ассортимент – небольшой. Проблемы начинаются, когда:

  • Требуются новые подходы к расчету: возникает необходимость проведения корректировки по сезонности товаров, по тренду и возможность автоматической оценки необходимого страхового запаса.

  • Растет объема расчетов, и менеджер вместо «менеджерской» работы с поставщиком, занимается арифметикой в Excel. Растет ассортиментная матрица: достаточно просто работать в Excel когда у вас до 100 позиций, и практически невозможно. Когда у вас 10 000 SKU, объем работы по формированию данных превышает разумные пределы

  • Растет роль ошибки в расчетах: ошибка на 2% при заказе товаров не слишком критичны на обороте в 100 000 рублей, но когда объем оборота растет, то даже минимальные неточности в оценке количества – это либо недостаточно заказанный товар и пропущенные продажи, либо похороненные на складе оборотные средства. Причем стоимость этих ошибок часто несоразмерно больше самой зарплаты специалиста.

Excel со временем перестает удовлетворять требованиям бизнеса и заставляет задуматься об автоматизации процесса, использовании специальных программ и ИТ-решений.

Сервис КОРУС | Управление запасами производит глубокий и точный анализ за несколько минут. Система формирует рекомендации на закупку в разрезе товаров и поставщиков по каждому из анализируемых складов компании.

Закупщик получает более точный, обоснованный заказ без многочасового сбора данных и калькуляций.

КОРУС | Управление запасами позволит вашей компании сократить объем вкладываемых средств, увеличить оборачиваемость товара, и позволит не увеличивать мертвый остаток в будущем, что положительно скажется на эффективности работы и прибыли фирмы.


Задайте вопрос эксперту на нашем сайте или по телефону: +7 (495) 877-48-85.