Выбор системы управления запасами – Часть 1

Тема выбора решений для управления запасами стара как мир, едва ли удастся рассказать что-то новое, если это не касается применения технологий Machine Learning, искусственного интеллекта и пр. В данной статье мы в общих чертах поговорим о том, какие существуют предпосылки оптимизации закупок, как зрелость бизнеса влияет на выбор системы управления запасами, и рассмотрим данный процесс с фокусом на технологические возможности инструментов.

Управление запасами, оптимизация закупок – зачастую этим процессам начинают уделять пристальное внимание, когда наступают некие события, требующие активного вмешательства и оценки эффективности.

Первый – когда становятся очевидными проблемы в управлении запасами: затоваривание склада, большая доля списаний, нехватка оборотных средств и т.д. 

Второй сценарий более позитивный – когда есть понимание в оптимизации закупок для повышения эффективности конкретных процессов, достижению определенных показателей. 

Третий – касающийся расширения и роста бизнеса за счет увеличения товарной матрицы от 500 SKU до 1000 SKU, точек продаж. Безусловно, остается место и для частных случаев, но статистика говорит сама за себя.

Подход к управлению закупками и выбору инструментов закупщика во многом определяется уровнем зрелости бизнеса и стоящими перед менеджментом задачами, сложностью процессов.

Так для небольшой компании будет вполне оправдан и достаточен Excel, но по мере роста и развития бизнеса встанет вопрос об автоматизации процессов и применении специализированных средств анализа и прогнозирования, внедрении системы управления запасами.

С ростом бизнеса, появлением новых структур, увеличением количества поставщиков, товаров, точек продаж увеличивается и количество строк в привычном Excel, а также количество факторов, которые должен принимать во внимание закупщик: динамика продаж и уходимости, сезонность, тренды, условия работы с поставщиками, графики отгрузок, условия формирования заказов, минимальные кванты заказов, страховые запасы и т.д.

Теперь компании требуется не один, а несколько специалистов, имеющих навыки продвинутого использования Excel, – увеличение штата и ФОТ. Риски ошибок из-за влияния человеческого фактора вырастают.

Бизнес готов рассмотреть решения за пределами Excel и перейти на новую ступень в управлении запасами – автоматизация процессов закупок. Но выбор системы управления запасами касается не только закупочных процессов, но ИТ в целом. Ведь по мере развития компании развивается и ее ИТ-ландшафт – потребуется интеграция новых ИТ-инструментов с существующими системами и сервисами, что накладывает дополнительные требования как к качеству данных, так и к информационной безопасности. Excel становится недостаточным или требует колоссальных трудозатрат для переноса данных в системы. В списке требований к инструменту для управления запасами появляются пункты: обмен данными, интеграция с учетной системой, безопасность.

Как выстроен обмен данными в управлении запасами

Управление запасами в Excel

Источник данных

В учетной системе формируется один или несколько отчетов по истории продаж, истории остатков, также отдельно выгружается информация о товарах в пути, кратности и т.д.

Обмен данными

Обмен данными происходит через импорт-экспорт. Интеграция с другими системами отсутствует, а зачастую просто не нужна. Связывающим звеном между данными и обработкой является человек. Отсюда вытекает большая вероятность ошибки, а также отсутствие динамического обмена данными и работа с актуальной информацией.

Сампописные системы управления запасами

Источник данных

Данные уже содержатся в учетной системе и там же обрабатываются, в связи с чем часто возникают проблемы с производительностью.

Обмен данными

Интеграция отсутствует, так как доработки чаще всего делаются к учетной системе, информация о том, какие данные участвуют в расчетах реализовывается в процессе доработки.

Внедрение готовых систем управления запасами

Источник данных

Учетная система.

Обмен данными

Зависит от возможностей конкретного решения. В отдельных случаях при настройке коробочных продуктов для управления запасами для перекачки данных может потребоваться от нескольких дней до нескольких недель.

Облачные сервисы для управления запасами

Источник данных

Учетная система.

Обмен данными

Хml-файлы. Высокая скорость обмена. Обмен может быть как по графику, так и оперативно по необходимости. Данные для расчётов всегда актуальные и отсутствует вероятность потери или искажения данных.

Идем дальше. Внимание закупщиков приковано к сравнению функциональных возможностей представленных на рынке решений. Идеальная ситуация – закупочные процессы компании выстроены и формализованы, критерии выбора системы управления запасами конкретны и ясны. Это не только упростит процедуру выбора, но и минимизирует будущие проектные риски.

Внедрение ИТ-систем и автоматизация процессов подразумевает наличие выстроенной логики процессов или, как минимум, готовность эту логику создать: силами специалистов или подстроившись под процессы, реализованные в некой системе. Коротко говоря, нельзя автоматизировать хаос.

Гибкость настройки и требования к процессам

Управление запасами в Excel

Легко и быстро настраивается под конкретную задачу, процесс, навыки специалиста по закупкам.

Эффективность процесса сильно зависит от опыта и квалификации конкретного закупщика.

Сампописная система управления запасами

Максимально учитывает специфику и внутренние процессы.

Эффективность решения зависит от грамотности архитектора. Зачастую компании недооценивают затраты на разработку и развитие самописных решений.

Внедрение готовых систем управления запасами

Доработки стандартной функциональности системы под требования заказчика.

Эффективность решения зависит от характеристик решений и опыта интегратора, уровня дальнейшей поддержки.

Облачные сервисы для управления запасами

Зачастую кастомизированные решения с запасом функциональных возможностей. Настройка под требования заказчика не подразумевает изменение логики системы на программном уровне.

Эффективность решения зависит от того, насколько сервис закрывает потребности бизнеса, совместимости процессов.

У каждого из представленных инструментов есть свои плюсы и минусы. В будущих статьях мы рассмотрим решения для управления запасами в разрезе других параметров: совокупная стоимость владения, стоимость поддержки и развития, быстродействие и отказоустойчивость решений. 

Возникли вопросы?

Наши ИТ-специалисты и эксперты по управлению запасами предоставят дополнительную информацию по теме по вашему запросу.

Задайте вопрос эксперту на нашем сайте или по телефону: + 7 (495) 647-50-46, + 7 (812) 677-56-90.