Тема выбора решений для управления запасами стара как мир, едва ли удастся рассказать что-то новое, если это не касается применения технологий Machine Learning, искусственного интеллекта и пр. В данной статье мы в общих чертах поговорим о том, какие существуют предпосылки оптимизации закупок, как зрелость бизнеса влияет на выбор системы управления запасами, и рассмотрим данный процесс с фокусом на технологические возможности инструментов.
Содержание
Управление запасами, оптимизация закупок – зачастую этим процессам начинают уделять пристальное внимание, когда наступают некие события, требующие активного вмешательства и оценки эффективности.
Первый – когда становятся очевидными проблемы в управлении запасами: затоваривание склада, большая доля списаний, нехватка оборотных средств и т.д.
Второй сценарий более позитивный – когда есть понимание в оптимизации закупок для повышения эффективности конкретных процессов, достижению определенных показателей.
Третий – касающийся расширения и роста бизнеса за счет увеличения товарной матрицы от 500 SKU до 1000 SKU, точек продаж. Безусловно, остается место и для частных случаев, но статистика говорит сама за себя.
Подход к управлению закупками и выбору инструментов закупщика во многом определяется уровнем зрелости бизнеса и стоящими перед менеджментом задачами, сложностью процессов.
Так для небольшой компании будет вполне оправдан и достаточен Excel, но по мере роста и развития бизнеса встанет вопрос об автоматизации процессов и применении специализированных средств анализа и прогнозирования, внедрении системы управления запасами.
С ростом бизнеса, появлением новых структур, увеличением количества поставщиков, товаров, точек продаж увеличивается и количество строк в привычном Excel, а также количество факторов, которые должен принимать во внимание закупщик: динамика продаж и уходимости, сезонность, тренды, условия работы с поставщиками, графики отгрузок, условия формирования заказов, минимальные кванты заказов, страховые запасы и т.д.
Теперь компании требуется не один, а несколько специалистов, имеющих навыки продвинутого использования Excel, – увеличение штата и ФОТ. Риски ошибок из-за влияния человеческого фактора вырастают.
Бизнес готов рассмотреть решения за пределами Excel и перейти на новую ступень в управлении запасами – автоматизация процессов закупок. Но выбор системы управления запасами касается не только закупочных процессов, но ИТ в целом. Ведь по мере развития компании развивается и ее ИТ-ландшафт – потребуется интеграция новых ИТ-инструментов с существующими системами и сервисами, что накладывает дополнительные требования как к качеству данных, так и к информационной безопасности. Excel становится недостаточным или требует колоссальных трудозатрат для переноса данных в системы. В списке требований к инструменту для управления запасами появляются пункты: обмен данными, интеграция с учетной системой, безопасность.
Как выстроен обмен данными в управлении запасами
|
Управление запасами в Excel |
Источник данных В учетной системе формируется один или несколько отчетов по истории продаж, истории остатков, также отдельно выгружается информация о товарах в пути, кратности и т.д. Обмен данными Обмен данными происходит через импорт-экспорт. Интеграция с другими системами отсутствует, а зачастую просто не нужна. Связывающим звеном между данными и обработкой является человек. Отсюда вытекает большая вероятность ошибки, а также отсутствие динамического обмена данными и работа с актуальной информацией. |
|
Сампописные системы управления запасами |
Источник данных Данные уже содержатся в учетной системе и там же обрабатываются, в связи с чем часто возникают проблемы с производительностью. Обмен данными Интеграция отсутствует, так как доработки чаще всего делаются к учетной системе, информация о том, какие данные участвуют в расчетах реализовывается в процессе доработки. |
|
Внедрение готовых систем управления запасами |
Источник данных Учетная система. Обмен данными Зависит от возможностей конкретного решения. В отдельных случаях при настройке коробочных продуктов для управления запасами для перекачки данных может потребоваться от нескольких дней до нескольких недель. |
|
Облачные сервисы для управления запасами |
Источник данных Учетная система. Обмен данными Хml-файлы. Высокая скорость обмена. Обмен может быть как по графику, так и оперативно по необходимости. Данные для расчётов всегда актуальные и отсутствует вероятность потери или искажения данных. |
Идем дальше. Внимание закупщиков приковано к сравнению функциональных возможностей представленных на рынке решений. Идеальная ситуация – закупочные процессы компании выстроены и формализованы, критерии выбора системы управления запасами конкретны и ясны. Это не только упростит процедуру выбора, но и минимизирует будущие проектные риски.
Внедрение ИТ-систем и автоматизация процессов подразумевает наличие выстроенной логики процессов или, как минимум, готовность эту логику создать: силами специалистов или подстроившись под процессы, реализованные в некой системе. Коротко говоря, нельзя автоматизировать хаос.
Гибкость настройки и требования к процессам
|
Управление запасами в Excel |
Легко и быстро настраивается под конкретную задачу, процесс, навыки специалиста по закупкам. Эффективность процесса сильно зависит от опыта и квалификации конкретного закупщика. |
|
Сампописная система управления запасами |
Максимально учитывает специфику и внутренние процессы. Эффективность решения зависит от грамотности архитектора. Зачастую компании недооценивают затраты на разработку и развитие самописных решений. |
|
Внедрение готовых систем управления запасами |
Доработки стандартной функциональности системы под требования заказчика. Эффективность решения зависит от характеристик решений и опыта интегратора, уровня дальнейшей поддержки. |
|
Облачные сервисы для управления запасами |
Зачастую кастомизированные решения с запасом функциональных возможностей. Настройка под требования заказчика не подразумевает изменение логики системы на программном уровне. Эффективность решения зависит от того, насколько сервис закрывает потребности бизнеса, совместимости процессов. |
У каждого из представленных инструментов есть свои плюсы и минусы. В будущих статьях мы рассмотрим решения для управления запасами в разрезе других параметров: совокупная стоимость владения, стоимость поддержки и развития, быстродействие и отказоустойчивость решений.
Возникли вопросы?
Наши ИТ-специалисты и эксперты по управлению запасами предоставят дополнительную информацию по теме по вашему запросу.
Задайте вопрос эксперту на нашем сайте или по телефону: +7 495 130 01 87.
