На первом этапе, завершившимся в конце августа, были автоматизированы процессы осуществления платежей контрагентам и сотрудникам «Единая Европа-Холдинг». Новая система на базе Documentum охватила объединенную бухгалтерию, а также финансовый отдел, брэнд-менеджмент и администрацию холдинга.
Как было
Заявки на оплату и осуществление платежей формируются сотрудниками компании по факту выставленного счета за оказание услуг, для оплаты командировочных расходов или при покупке товаров для нужд компании. Раньше ситуация выглядела следующим образом: сотрудник составлял заявку, в которой указывал статью и причину расходов, сам проверял, не превышает ли эта сумма лимиты по статьям расходов, а затем отправлял заявку на рассмотрение в бухгалтерию «Единой Европы – Холдинг». «Это длительный процесс, сильно подверженный человеческим рискам, - объясняет Алексей Семидетнов, менеджер проекта со стороны «КОРУС Консалтинг». – Заявка может затеряться, в нее могут вкрасться ошибки – все это тормозит бизнес-процессы компании и расчеты с основными контрагентами. Например, если счет выставляется по факту оказания услуг, от задержек по оплате страдает компания-поставщик услуг, а если договор с поставщиком предусматривает предоплату, то задержки в согласовании заявок вредят компании-заказчику. Иными словами, от ошибок в составлении заявок на оплату, хаотичности процессов их согласования и бюрократизма страдают все».
Что сделали
Решение «КОРУС Консалтинг», разработанное на базе Documentum для розничных сетей и дистрибуторов, позволило «Единой Европе - Холдинг» избавиться от этих проблем. Выбирая партнера по проекту, руководство холдинга провело тендер, в котором участвовали несколько ИТ-компаний. Решающую роль при выборе сыграла экспертиза «КОРУС Консалтинг» в области построения комплексных решений в сфере дистрибуции и розничной торговли, а также наличие подтвержденного успешного проектного опыта в области внедрения решений на базе Documentum. За несколько месяцев проектной группой, в которую вошли 3 специалиста «КОРУС Консалтинг», была создана единая инфраструктура из 50 подсистем, связанных информационными потоками посредством платформы EMC Documentum 5. Были автоматизированы процессы создания, согласования и отклонения заявок на оплату. Решение от «КОРУС Консалтинг» также позволяет контролировать статус исполнения заявки, предоставление в бухгалтерию необходимых документов и согласование плана проведения платежей.
Особенностью проекта стало то, что система автоматизации внутреннего документооборота была интегрирована с ERP-системами «Единой Европы - Холдинг». «Мы провели интеграцию Documentum с «1С:Корпоративные финансы» и «1С:Бухгалтерия» для того, чтобы исключить необходимость осуществлять повторный ввод информации, а также для того, чтобы пользователи системы имели доступ к общим справочникам, - говорит Алексей Семидетнов. Интеграция позволяет автоматически передавать информацию о заявке и ее статусе напрямую из Documentum в «1С», а из «1С» в Documentum - периодически обновляемые данные о контрагентах, ЦФО, статьях БДДС и т.д.».
Результаты
Система дала компании возможность сократить до 15 минут время прохождения платежа от момента составления заявки до платежного поручения и выполнять все функции по заявкам в течение одного рабочего дня. Составление заявки на оплату теперь занимает несколько минут. Расчет лимитов по статьям расходов и заполнение ряда полей производится автоматически, а функция контроля ввода корректных данных, практически, на 100% исключает возможность ошибок при заполнении формы. Созданные заявки моментально передаются по маршруту согласования, а составитель может проследить статус выполнения заявки и у кого она находится в данный момент. «Система ежедневно формирует отчеты по проходящим заявкам и заносит данные в учетную систему – это исключает возможность потери заявки или ее неисполнения и повышает эффективность работы бухгалтерии», - говорит Алексей Семидетнов.
«Для торговой сети, работающей в условиях жесткой конкуренции, время и контроль – критические факторы, - говорит Алексей Крылов, ИТ-директор «Единая Европа-Холдинг». - Новая система дает нам возможность повысить прозрачность процессов и ускорить проведение платежей».
О КОМПАНИИ
"Единая Европа - Холдинг" - лидер в распространении парфюмерии и косметических продуктов в России. Прямые поставки товаров покрывают территорию России, где проживает 85% населения страны. "Единая Европа - Холдинг" существует с 1993 года и включает головной офис в Москве и 23 филиала (включая совместное предприятие с компанией "ТАКОС", Казань). Все филиалы функционируют на базе единой ценовой системы. Штат компании превышает 1000 человек. «Единая Европа- Холдинг» осуществляет поставки продукции класса "люкс" в 200 магазинов класса "А" и поставки продукции класса "масс-маркет" в более чем 2900 торговых точек на территории России.
Национальная сеть парфюмерии и косметики «Ile de Beaute» была основана в 2000 году. В настоящее время сеть насчитывает 34 магазинов в крупнейших городах России, в том числе и в Москве. В магазинах сети представлено более 200 ведущих мировых торговых марок парфюмерии, декоративной косметики и средств по уходу.
Задайте вопрос эксперту на нашем сайте или по телефону: +7 495 130 01 87.
